"Moet ik btw in rekening brengen op deze factuur?" is een van de meest gestelde vragen door kleine bedrijven en freelancers, en het is makkelijk om het fout te doen. Breng je btw in rekening wanneer dat niet had gemoeten, dan betaalt je klant te veel. Vergeet je het in rekening te brengen wanneer het wel had gemoeten, dan draai je mogelijk zelf op voor het verschil.
Het goede nieuws is dat het antwoord bijna altijd neerkomt op drie vragen: waar bevindt je klant zich, is het een bedrijf of een consument, en hebben ze een geldig btw-nummer? Deze gids doorloopt de meest voorkomende gevallen en introduceert een gratis tool die je in enkele seconden het antwoord geeft.
Dit artikel biedt algemene richtlijnen, geen belastingadvies. Regels variëren per land en situatie, dus raadpleeg een accountant of je lokale belastingdienst voor uitzonderlijke situaties.
De drie dingen die de doorslag geven
Voordat je een factuur uitschrijft, moet je het volgende weten:
- Je btw-status. Ben je btw-plichtig? Als je onder de registratiedrempel valt en niet geregistreerd bent, breng je over het algemeen helemaal geen btw in rekening.
- Waar je klant zich bevindt. In hetzelfde land als jij, in een ander EU-land, of buiten de EU.
- Wie je klant is. Een btw-plichtig bedrijf of een particuliere consument (B2C).
Met die drie antwoorden vallen de meeste situaties in een van de onderstaande gevallen.
Geval 1: Verkopen aan een klant in je eigen land
Dit is het eenvoudigste geval. Als je btw-plichtig bent en verkoopt aan een klant in hetzelfde land, breng je je lokale btw-tarief in rekening, ongeacht of de klant een bedrijf of een consument is. De btw staat op de factuur en je geeft deze aan in je normale btw-aangifte.
Geval 2: Verkopen aan een bedrijf in een ander EU-land
Hier komt de verleggingsregeling (reverse charge) om de hoek kijken. Als je goederen of diensten verkoopt aan een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land, breng je over het algemeen geen btw in rekening. In plaats daarvan pas je 0% toe en voeg je een vermelding toe zoals "Btw verlegd - de btw moet worden verantwoord door de afnemer". De klant verantwoordt de btw vervolgens in zijn eigen land.
Er is één cruciale voorwaarde: je klant moet een geldig EU-btw-nummer hebben. Als ze je geen geldig nummer kunnen geven, moet je de verkoop over het algemeen behandelen als een binnenlandse verkoop en btw in rekening brengen. Valideer altijd het nummer voordat je vertrouwt op de verleggingsregeling. Je kunt dit direct doen met onze EU-btw-checker, die de officiële VIES-database raadpleegt.
Geval 3: Verkopen aan een consument in een ander EU-land (B2C)
Verkopen aan particulieren in de hele EU is complexer. Afhankelijk van wat je verkoopt en hoeveel, moet je mogelijk het btw-tarief van het land van de klant in rekening brengen en dit aangeven via de One Stop Shop (OSS)-regeling. Vooral voor digitale diensten is het tarief van het land van de klant vaak al vanaf de eerste verkoop van toepassing. Als je regelmatig aan EU-consumenten verkoopt, is het de moeite waard om hier goed advies over in te winnen.
Geval 4: Verkopen buiten de EU
Verkopen aan klanten buiten de EU worden meestal behandeld als export en zijn onderworpen aan het nultarief, wat betekent dat je 0% btw in rekening brengt. Bewaar, zoals altijd, bewijs van waar de klant zich bevindt en dat de levering de EU heeft verlaten, en controleer de regels voor diensten, die kunnen verschillen van die voor goederen.
Waarom het valideren van het btw-nummer belangrijk is
De verleggingsregeling in Geval 2 is alleen geldig als het btw-nummer van de klant geldig is. Belastingdiensten kunnen een 0%-factuur afwijzen als het nummer op het moment van de verkoop ongeldig was, waardoor jij aansprakelijk blijft voor de btw. Het controleren kost slechts enkele seconden, dus maak er een gewoonte van: haal het nummer van elke nieuwe zakelijke EU-klant door de EU-btw-checker voordat je factureert.
Laat de btw-beslissingstool het voor je beantwoorden
In plaats van de bovenstaande gevallen uit je hoofd te leren, kun je onze gratis btw-beslissingstool het denkwerk voor je laten doen. Je vertelt de tool waar je klant zich bevindt, of het een bedrijf of een consument is, en of ze een geldig btw-nummer hebben. De tool vertelt je vervolgens of je btw in rekening moet brengen, de verleggingsregeling moet toepassen of het nultarief moet hanteren, samen met de vermelding die op de factuur moet komen.
Het is ingebouwd in Invoicier, dus zodra je het antwoord weet, kun je direct de juiste factuur uitschrijven, of dat nu een PDF-factuur per e-mail is of een gestructureerde factuur via het Peppol-netwerk.
Samenvatting
Of je btw in rekening moet brengen, hangt af van de locatie van je klant, of het een bedrijf of een consument is, en of ze een geldig btw-nummer hebben. Voor binnenlandse verkopen geldt je lokale tarief, voor B2B-verkopen in de EU met een geldig btw-nummer gebruik je de verleggingsregeling tegen 0%, en export buiten de EU is over het algemeen tegen het nultarief. Bij twijfel valideer je het btw-nummer en laat je de btw-beslissingstool de juiste behandeling bevestigen.
Wil je facturatie die btw, PDF's en Peppol op één plek afhandelt? Ga gratis aan de slag met Invoicier.