De Belgische B2B e-facturatieverplichting is niet langer iets om op termijn te plannen. Ze is van kracht. Sinds 1 januari 2026 moet elk btw-plichtig bedrijf in België gestructureerde elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties.
Stuur je nog steeds pdf's per e-mail naar Belgische klanten, of vraag je je af of Peppol voor jouw bedrijf geldt? Deze gids beantwoordt de praktische vragen in gewone taal, zonder ERP-jargon.
Dit artikel is algemene compliance-informatie, geen juridisch advies. Regels kunnen wijzigen; check bij je accountant of de Belgische autoriteiten voor jouw situatie.
Kort antwoord: is e-facturatie verplicht in België?
Ja, voor B2B. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle binnenlandse B2B-facturen tussen btw-plichtige Belgische bedrijven. Het standaardformaat is EN 16931, doorgaans uitgewisseld via het Peppol-netwerk als UBL-BE (Peppol BIS Billing 3.0).
Wie moet voldoen: elk Belgisch bedrijf dat btw-plichtig is en een andere btw-plichtige Belgische onderneming factureert.
Wat verandert in de praktijk: je kunt niet langer alleen vertrouwen op ongestructureerde pdf-facturen voor binnenlands B2B. Facturen moeten gestructureerd en machineleesbaar zijn en via een goedgekeurd kanaal worden afgeleverd. Peppol is de dominante route in België.
Voor het volledige landenoverzicht, zie onze Peppol België-pagina.
Tijdlijn e-facturatie België
België heeft niet van de ene op de andere dag geschakeld. De verplichting is gefaseerd ingevoerd:
| Datum | Wat veranderde |
|---|---|
| April 2019 | Federale overheidsdiensten moeten e-facturen accepteren via Peppol (B2G ontvangst) |
| November 2022 | Leveranciers aan de federale overheid moeten e-facturen verzenden via Peppol (B2G verzending) |
| Januari 2026 | B2B-verplichting: gestructureerde e-facturatie vereist voor al het binnenlands B2B tussen btw-plichtigen |
| 2028 (verwacht) | Bredere EU-digitale rapportage onder ViDA (VAT in the Digital Age) |
Factureer je al Belgische overheidsinstanties, dan ben je misschien deels klaar. De B2B-regel breidt dezelfde gestructureerde aanpak uit naar al je binnenlandse zakelijke klanten en leveranciers.
Wat is Peppol, en is het verplicht?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is het internationale netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde bedrijfsdocumenten, vooral e-facturen. Zie het als e-mail voor facturen: je software stuurt een gestructureerd bestand, het netwerk routeert het, en het systeem van de ontvanger verwerkt het automatisch.
België zegt niet in elke zin van de wet expliciet „je moet Peppol gebruiken", maar in de praktijk is Peppol de standaardinfrastructuur voor Belgische gestructureerde e-facturatie. Het formaat (UBL-BE, in lijn met EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0) is wat handelspartners en Access Points verwachten.
Je hoeft XML niet te begrijpen. Je hebt een tool nodig die verbindt met een gecertificeerd Peppol Access Point en de formatting voor je afhandelt.
Peppol-ID's in België
Elk bedrijf op het Peppol-netwerk heeft een deelnemeridentificatie, een Peppol ID die werkt als een adres.
In België is die doorgaans gebaseerd op je ondernemingsnummer (KBO/BCE):
- Schema:
0208 - Voorbeeld Peppol ID:
0208:0123456789(10-cijferig ondernemingsnummer) - Btw-nummer:
BE0123456789(voor belasting, gekoppeld aan je ondernemingsnummer)
Voordat je een factuur verstuurt, heb je de Peppol ID van je klant nodig. Je kunt controleren of een bedrijf op het netwerk staat met onze gratis Peppol bedrijfszoeker.
Vind je een koper niet op Peppol, dan is dat een veelvoorkomend beginprobleem, geen reden om compliance over te slaan. Je klant is misschien nog aan het registreren, of je hebt de juiste juridische naam of het ondernemingsnummer nodig. Zoeken op btw-nummer of officiële bedrijfsnaam helpt vaak.
Wat je moet verzenden en wat je moet ontvangen
De verplichting werkt in beide richtingen:
Verzenden (facturen uitreiken)
Als je een btw-plichtige Belgische klant factureert, moet je een gestructureerde e-factuur in het vereiste formaat uitreiken, niet alleen een pdf per e-mail.
Met Invoicier maak je de factuur in de browser en wij converteren en verzenden via Peppol. Je kunt nog steeds een pdf per e-mail sturen als fallback wanneer een koper niet op het netwerk staat, maar de gestructureerde Peppol-levering is wat de B2B-eis invult wanneer de ontvanger bereikbaar is.
Ontvangen (inkomende facturen)
Je moet ook gestructureerde e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen. Als je alleen verzendt en nooit ontvangt, ben je maar half compliant.
Invoicier synchroniseert inkomende Peppol-facturen automatisch naar je dashboard, zodat je leveranciersfacturen kunt bekijken, volgen en beheren zonder apart portaal.
Mercurius vs Peppol: wat is het verschil?
Mercurius is het Belgische overheidsportaal voor e-facturatie in de publieke sector (B2G). Als je federale overheidsinstanties factureert, ken je het misschien al.
Peppol is het bredere netwerk voor B2G en, sinds 2026, voor B2B tussen bedrijven. De meeste Belgische kmo's gebruiken Peppol dagelijks voor klant- en leveranciersfacturen, terwijl Mercurius relevant blijft voor specifieke overheidsflows.
Voor een typische B2B-kmo is Peppol het dagelijkse kanaal dat telt.
Heb je een ERP nodig?
Nee. De verplichting vereist gestructureerde e-facturatie, geen SAP, Odoo of een halfjaar durend IT-project.
Veel Belgische freelancers, bureaus en kleine bedrijven worden compliant met een lichtgewicht Peppol-toegangstool:
- Registreer en voeg je Belgische bedrijf toe (KBO/BCE-nummer)
- Laat je Peppol ID registreren op het netwerk
- Verzend en ontvang facturen vanuit één dashboard
Daar is Invoicier voor gebouwd: Peppol verzenden en ontvangen zonder ERP-migratie. Groei je later door, dan kun je exporteren of integreren, maar je hebt geen ERP nodig om te starten.
Compliant worden met Invoicier (minder dan 10 minuten)
- Maak een gratis account. Geen creditcard nodig.
- Voeg je Belgische bedrijf toe. Vul je ondernemingsnummer (KBO/BCE) in; wij registreren je Peppol ID.
- Verstuur je eerste factuur. Zoek de Peppol ID van je klant op, maak de factuur en verstuur.
- Ontvang automatisch. Inkomende leveranciersfacturen verschijnen in je Inbox.
Het gratis plan omvat 2 facturen per maand (verzonden + ontvangen samen). Betaalde plannen verhogen de limiet wanneer je volume groeit.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Is Peppol verplicht in België?
Voor praktische B2B-compliance in 2026: ja. Gestructureerde e-facturatie is verplicht en Peppol is de standaardmanier waarop Belgische bedrijven die facturen uitwisselen. Of je nu in Vlaanderen of Wallonië opereert, de verplichting is dezelfde: binnenlands B2B tussen btw-plichtigen.
Kan ik nog pdf-facturen versturen?
Voor binnenlands B2B tussen btw-plichtige Belgische bedrijven is alleen een pdf niet voldoende. Je hebt een gestructureerde e-factuur nodig. Sommige bedrijven sturen ook een pdf-kopie voor leesbaarheid, maar de gestructureerde Peppol-levering telt voor compliance.
Wat als mijn klant niet op Peppol staat?
Zoek eerst via Peppol bedrijfszoeker. Staat hij nog niet geregistreerd, dan is hij misschien nog aan het onboarden. De Belgische verplichting geldt ook voor hem. Invoicier ondersteunt ook pdf per e-mail als fallback voor kopers die niet op het netwerk bereikbaar zijn, maar je eigen ontvangstcapaciteit op Peppol moet wel actief zijn.
Welk formaat gebruikt België?
UBL-BE, conform Peppol BIS Billing 3.0 en de Europese semantische standaard EN 16931. Invoicier genereert en valideert dit automatisch.
Werkt Peppol voor grensoverschrijdende facturen?
Ja. Peppol is actief in 50+ landen. Een Belgisch bedrijf kan Nederlandse, Duitse, Franse of andere Peppol-verbonden klanten factureren op hetzelfde netwerk. Eén Peppol ID, meerdere landen.
Wat als ik niet voldoe?
Niet-conforme facturen kunnen door ontvangers worden geweigerd, wat vertraagde betalingen en extra administratie betekent. Naarmate de rapportage aanscherpt onder Belgische en EU-regels voor digitale btw, stijgen de kosten van pdf-only workflows.
Wat kost compliance?
Invoicier start gratis (2 transacties per maand). Aansluiten op Peppol en je eerste gestructureerde factuur versturen vereist geen voorafgaand abonnement. Bekijk prijzen wanneer je meer volume nodig hebt.
Wat je deze week kunt doen
Ben je een btw-plichtig Belgisch bedrijf dat B2B-klanten nog per pdf-mail factureert?
- Bevestig de Peppol ID's van je klanten (of zoek ze op).
- Registreer je eigen Peppol ID als dat nog niet gebeurd is.
- Verstuur een testfactuur op het netwerk vóór een grote maandafsluiting.
- Zet ontvangst aan zodat leveranciersfacturen niet in een ander portaal blijven hangen.
De Belgische verplichting geldt nu. Bedrijven die moeite hebben, zijn meestal degenen die op „later" hebben gewacht, niet degenen die een ERP nodig hadden.
Klaar om aan te sluiten? Start gratis met Invoicier en verstuur je eerste Peppol-factuur in enkele minuten.