België B2B e-facturatie 2026: Wat elk btw-plichtig bedrijf moet doen

Hier is de korte versie: sinds 1 januari 2026 moeten de meeste bedrijven in België facturen verzenden en ontvangen als gestructureerde digitale bestanden, niet als gewone PDF's. Dit is de nieuwe Belgische B2B e-facturatie verplichting. Het geldt voor zowel bedrijven als freelancers.

Als je nog steeds PDF facturen e-mailt naar je Belgische klanten, is deze gids voor jou. We leggen in duidelijke taal uit wat er is veranderd. We laten je ook zien hoe je alles in een paar minuten instelt. Je hebt geen duur IT project nodig.

Dit artikel is algemene informatie over naleving, geen juridisch advies. Regels kunnen veranderen, dus controleer altijd bij je boekhouder of de Belgische overheid voor jouw specifieke situatie.

Kort antwoord: is e-facturatie verplicht in België?

Ja, voor B2B. Sinds 1 januari 2026 zijn de regels duidelijk. Als je een Belgisch bedrijf bent met een btw-nummer en je factureert aan een ander Belgisch bedrijf met een btw-nummer, dan moet je een gestructureerde e-factuur gebruiken. Een simpele PDF is niet langer voldoende.

In de praktijk betekent dit drie dingen:

• Een PDF via e-mail sturen is op zichzelf niet langer acceptabel voor binnenlandse B2B verkopen.
• Je factuur moet een gestructureerd bestand zijn. De officiële standaard is EN 16931. Mensen versturen deze meestal over het Peppol netwerk in het UBL-BE formaat (ook bekend als Peppol BIS Billing 3.0).
• Je hebt ook een manier nodig om deze digitale facturen van je eigen leveranciers te ontvangen.

Dat is de volledige verplichting in een notendop. We leggen elk onderdeel hieronder eenvoudig uit.

Voor een volledig overzicht per land, bekijk onze pagina over Peppol België.

Ben je een freelancer? Lees dit eerst

De meeste Belgische freelancers en eenmanszaken zijn verrast te horen dat de verplichting ook voor hen geldt. Dat is wel zo. Als je btw-plichtig bent en je factureert aan andere Belgische bedrijven, val je onder de regels.

Het goede nieuws is dat deze verandering veel kleiner is dan het klinkt. Je hebt geen complexe boekhoudsoftware, een ERP of een IT consultant nodig. Dit is alles wat nodig is:

1. Je krijgt een Peppol ID op basis van je ondernemingsnummer (KBO/BCE). Dit werkt als een postadres voor je facturen.
2. Je maakt je factuur in je webbrowser. Het systeem verstuurt deze vervolgens als een correcte gestructureerde e-factuur.
3. Facturen van je leveranciers komen automatisch in één simpele inbox aan.

Veel freelancers sturen slechts een handvol facturen per maand. Ons gratis plan omvat 2 facturen per maand. Dit is vaak genoeg om zonder kosten in orde te zijn. Je kunt in minder dan 10 minuten klaar zijn, zonder je manier van werken te veranderen.

Tijdlijn e-facturatie België

België is niet van de ene op de andere dag overgeschakeld. De regels kwamen in zorgvuldige stappen:

Datum	Wat er veranderde
April 2019	Overheidsinstanties moeten e-facturen accepteren via Peppol (B2G ontvangen).
November 2022	Leveranciers aan de federale overheid moeten e-facturen verzenden via Peppol (B2G verzenden).
Januari 2026	B2B verplichting: gestructureerde e-facturatie vereist voor alle binnenlandse B2B tussen btw-plichtige bedrijven.
2028 (verwacht)	Bredere digitale EU rapportage onder ViDA (VAT in the Digital Age).

Als je al factureert aan Belgische overheidsinstanties, ben je misschien al deels voorbereid. De B2B regel breidt deze zelfde aanpak simpelweg uit naar al je Belgische zakelijke klanten en leveranciers.

Wat is Peppol, in duidelijke woorden?

Je kunt Peppol zien als e-mail voor facturen. In plaats van een PDF bij te voegen, verstuurt je facturatietool een gestructureerd bestand. Het netwerk levert het af en het computersysteem van je klant leest het automatisch. Er is geen papier en er is geen handmatig typwerk nodig.

De wet zegt niet letterlijk "je moet Peppol gebruiken" in elke zin. In de praktijk is Peppol echter de standaardmanier waarop Belgische bedrijven deze facturen uitwisselen. Het vereiste formaat is UBL-BE. Dit formaat is gebaseerd op EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0. Het is precies wat iedereen verwacht.

Je hoeft XML of technische formaten niet te begrijpen. Je hebt alleen een simpele tool nodig die verbinding maakt met een gecertificeerd Peppol Access Point. De tool handelt alle technische details voor je af.

Jouw Peppol ID in België

Elk bedrijf op Peppol krijgt een Peppol ID. Dit werkt precies als een huisadres, maar dan voor je facturen.

In België is je ID gebaseerd op je ondernemingsnummer (KBO/BCE):

• Schema: 0208
• Voorbeeld Peppol ID: 0208:0123456789 (je 10-cijferig ondernemingsnummer)
• Btw-nummer: BE0123456789 (gebruikt voor belasting, en direct gekoppeld aan je ondernemingsnummer)

Voordat je een factuur verstuurt, moet je het Peppol ID van je klant weten. Je kunt controleren of een bedrijf op het netwerk zit met onze gratis Peppol bedrijfszoeker.

Kun je je klant niet vinden op Peppol? Dat is momenteel heel gebruikelijk. Laat dit je er alsjeblieft niet van weerhouden om in orde te zijn. Misschien zijn ze hun account nog aan het instellen. Je moet mogelijk ook zoeken op hun exacte juridische naam of ondernemingsnummer. Zoeken op hun btw-nummer helpt meestal.

Je moet verzenden EN ontvangen

De verplichting werkt in beide richtingen. Dit is het deel dat mensen vaak missen.

Verzenden. Wanneer je een Belgische btw-plichtige klant factureert, moet je een gestructureerde e-factuur uitgeven. Een PDF via e-mail is niet langer voldoende. Met Invoicier maak je de factuur simpelweg in je browser, en wij verzenden deze over Peppol. Als een klant nog niet op het netwerk zit, kun je nog steeds een PDF via e-mail sturen als tijdelijke back-up.

Ontvangen. Je hebt ook een manier nodig om gestructureerde facturen van je leveranciers te ontvangen. Als je alleen facturen verstuurt en ze nooit ontvangt, ben je slechts voor de helft in orde. Invoicier haalt inkomende Peppol facturen automatisch naar je dashboard. Er blijft niets steken of verloren gaan in een apart portaal.

Mercurius vs Peppol: wat is het verschil?

Mercurius is het Belgische overheidsportaal voor facturatie aan de publieke sector (ook bekend als B2G). Als je aan federale instanties factureert, ken je het waarschijnlijk al.

Peppol is het bredere netwerk. Het wordt gebruikt voor B2G en sinds 2026 wordt het ook gebruikt voor B2B tussen gewone bedrijven. Voor een typisch bedrijf of freelancer is Peppol het dagelijkse kanaal dat je zult gebruiken. Mercurius blijft alleen relevant voor specifieke overheidsstromen.

Heb je een ERP nodig? Nee.

Dit is de grootste mythe die er is. De verplichting vereist gestructureerde e-facturatie. Het vereist geen SAP, Odoo of een IT project van zes maanden.

De meeste Belgische freelancers, bureaus en kleine bedrijven voldoen aan de regels met een lichtgewicht Peppol tool:

1. Meld je aan en voeg je Belgische bedrijf toe met je KBO/BCE nummer.
2. Laat je Peppol ID registreren op het netwerk.
3. Verzend en ontvang facturen vanuit één overzichtelijk dashboard.

Dat is precies waarvoor Invoicier is gebouwd. Als je bedrijf later groeit, kun je je data exporteren of andere tools integreren. Je hebt simpelweg geen ERP nodig om te starten.

Hoe je in orde bent met Invoicier (minder dan 10 minuten)

1. Maak een gratis account aan. Je hebt geen creditcard nodig.
2. Voeg je Belgische bedrijf toe. Voer je ondernemingsnummer (KBO/BCE) in. Wij registreren je Peppol ID.
3. Verstuur je eerste factuur. Zoek het Peppol ID van je klant op, maak de factuur en klik op verzenden.
4. Ontvang automatisch. Inkomende leveranciersfacturen verschijnen in je Inbox.

Ons gratis plan omvat 2 facturen per maand (verzonden en ontvangen gecombineerd). Dit dekt veel freelancers perfect. Onze betaalde plannen verhogen de limiet naarmate je factuurvolume groeit.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Geldt de verplichting voor freelancers en eenmanszaken?

Ja. Als je btw-plichtig bent en factureert aan andere Belgische btw-plichtige bedrijven, val je onder de regels. Dit is waar, of je nu een groot bedrijf bent of een eenmanszaak als freelancer. De stappen om in orde te zijn, zijn precies hetzelfde. Voor de meeste freelancers is ons gratis plan voldoende.

Is Peppol verplicht in België?

Voor praktische B2B naleving in 2026, ja. Een gestructureerde e-factuur is vereist. Peppol is de standaardmanier waarop Belgische bedrijven deze facturen uitwisselen. Of je nu in Vlaanderen of Wallonië bent, de regel is hetzelfde: binnenlandse B2B tussen btw-plichtige bedrijven vereist het.

Kan ik nog steeds PDF facturen sturen?

Voor binnenlandse B2B tussen btw-plichtige Belgische bedrijven is een PDF alleen niet voldoende. Je hebt een gestructureerde e-factuur nodig. Je kunt nog steeds een PDF kopie sturen om makkelijk te lezen, maar de gestructureerde Peppol levering is wat wettelijk telt.

Wat als mijn klant niet op Peppol zit?

Zoek ze eerst op met onze Peppol bedrijfszoeker. Als ze nog niet geregistreerd zijn, zijn ze misschien nog bezig met hun onboarding. De verplichting geldt ook voor hen. Invoicier ondersteunt ook PDF e-mail als back-up voor klanten die niet bereikbaar zijn op het netwerk. Ondertussen blijft je eigen ontvangst veilig op Peppol.

Welk formaat gebruikt België?

België gebruikt UBL-BE. Dit formaat is volledig conform Peppol BIS Billing 3.0 en de Europese standaard EN 16931. Invoicier maakt en valideert dit formaat automatisch voor je.

Werkt Peppol voor grensoverschrijdende facturen?

Ja. Peppol draait in 50+ landen. Een Belgisch bedrijf kan Nederlandse, Duitse, Franse of andere verbonden klanten op precies hetzelfde netwerk factureren. Je gebruikt één Peppol ID voor veel grensoverschrijdende landen.

Wat gebeurt er als ik niet aan de regels voldoe?

Niet-conforme facturen kunnen worden geweigerd door de ontvanger. Dit betekent vertraagde betaling en extra administratief werk om het probleem op te lossen. Naarmate digitale btw-rapportage in België en de EU strenger wordt, wordt het duurder en riskanter om alleen bij PDF te blijven.

Hoeveel kost het?

Invoicier start gratis met 2 transacties per maand. Verbinden met Peppol en je eerste gestructureerde e-factuur verzenden vereist geen abonnement vooraf. Bekijk onze prijzen wanneer je meer volume nodig hebt.

Wat je deze week moet doen

Als je een Belgisch btw-plichtig bedrijf of freelancer bent die nog steeds factureert via PDF e-mail, neem dan deze stappen:

1. Registreer je eigen Peppol ID als je dat nog niet hebt gedaan.
2. Zoek de Peppol ID's van je vaste klanten op.
3. Stuur een testfactuur op het netwerk voor je volgende maandelijkse facturatieronde.
4. Zet ontvangen aan zodat je leveranciersfacturen zich niet ergens anders opstapelen.

De verplichting is nu actief. De bedrijven die moeite hebben, zijn meestal degenen die bleven wachten voor later, niet degenen die een ERP nodig hadden.

Klaar om te verbinden? Start gratis met Invoicier en verstuur je eerste Peppol factuur in enkele minuten.