VIES btw-nummer controleren

A btw-identificatienummer (btw-nummer) is een unieke identificator die wordt toegekend aan bedrijven die geregistreerd zijn voor omzetbelasting in lidstaten van de Europese Unie. Elk nummer begint met een landcode van twee letters, gevolgd door een reeks cijfers (en in sommige landen letters) die specifiek is voor het formaat van dat land.

Waarom btw-nummers valideren?

Wanneer je goederen of diensten verkoopt aan een bedrijf in een ander EU-land, moet je hun btw-nummer verifiëren om het mechanisme voor btw verlegd toe te passen. Hiermee kun je het btw-tarief op de factuur op 0% zetten, maar alleen als het btw-nummer van de koper geldig is en geregistreerd staat in VIES. Als je dit niet verifieert, kun je aansprakelijk worden gesteld voor de btw.

Grensoverschrijdende B2B-transacties

Volgens de EU-btw-regels kunnen intracommunautaire leveringen van goederen en diensten tussen btw-geregistreerde bedrijven worden vrijgesteld van btw in het land van de verkoper. De koper berekent in plaats daarvan btw in het eigen land (btw verlegd / reverse charge). Dit systeem leunt erop dat beide partijen geldige, verifieerbare btw-nummers hebben.

Formaatvalidatie vs. VIES-controle

Er zijn twee niveaus van btw-nummervalidatie. Formaatvalidatie controleert of het nummer overeenkomt met het verwachte patroon voor dat land, wat de juiste lengte en juiste karaktertypen betekent. Een VIES-controle gaat verder: het bevraagt de centrale database van de EU om te bevestigen of het nummer daadwerkelijk is geregistreerd en actief is bij de nationale belastingdienst.

Wat \"geldig\" echt betekent

Een geldig resultaat van VIES betekent dat het nummer momenteel geregistreerd staat in de nationale btw-database van de betreffende lidstaat. Het garandeert niet dat het bedrijf actief handelt of dat het geautoriseerd is voor specifieke soorten transacties. Combineer voor due diligence btw-validatie met andere controles wanneer je met nieuwe handelspartners te maken hebt.

Veelvoorkomende validatiepatronen

De meeste EU-landen gebruiken controlecijfers, wat wiskundige formules zijn die op het nummer worden toegepast om typfouten en fouten bij de gegevensinvoer op te vangen. Duitsland gebruikt bijvoorbeeld het ISO 7064 MOD 11,10 algoritme. Deze controles vinden plaats voordat het nummer überhaupt naar VIES wordt verzonden, wat tijd bespaart bij overduidelijk onjuiste nummers.

Het nummer is nationaal geregistreerd, maar niet voor EU-handel

In sommige landen kan een bedrijf een btw-nummer hebben voor binnenlands gebruik, zonder dat dit is geactiveerd voor intracommunautaire transacties. Italië, Spanje en Duitsland zijn bekende voorbeelden: het bedrijf moet de eigen belastingdienst vragen om het nummer toe te voegen aan VIES voordat het als geldig verschijnt. Als een klant zegt btw-geregistreerd te zijn maar de check mislukt, is dit het eerste waar je naar kunt vragen.

De registratie is erg nieuw

Elke lidstaat uploadt zijn gegevens naar VIES volgens een eigen schema. Een nummer dat deze week is uitgegeven, is mogelijk pas na een paar dagen zichtbaar. Vraag de klant wanneer het is uitgegeven en controleer het later nog eens.

Een typfout, een spatie of het verkeerde voorvoegsel

Spaties, punten en streepjes zijn hier geen probleem omdat we ze automatisch verwijderen, maar een verkeerd cijfer of een ontbrekende letter wel. Griekenland gebruikt het voorvoegsel EL, niet GR, en Noord-Ierland gebruikt XI. Controleer de formattabel hierboven voor het verwachte patroon.

Het nummer is uitgeschreven

Wanneer een bedrijf sluit, onder de btw-drempel valt of van rechtsvorm verandert, wordt het btw-nummer geannuleerd. VIES meldt het dan als ongeldig, ook al stond het vorig jaar nog op facturen. Vraag in dit geval om het huidige nummer.

De nationale database is tijdelijk offline

VIES raadpleegt het systeem van elk land in realtime. Wanneer dat systeem offline is voor onderhoud, kan VIES niets bevestigen en toont deze pagina een servicefout in plaats van een ongeldig resultaat. Probeer het over een paar minuten nog eens.