Voici la version courte : depuis le 1er janvier 2026, la plupart des entreprises en Belgique doivent envoyer et recevoir leurs factures sous forme de fichiers numériques structurés, et non de simples PDF. Il s'agit de la nouvelle obligation d'e-facturation B2B en Belgique. Elle s'applique aussi bien aux sociétés qu'aux indépendants.
Si vous envoyez encore des factures PDF par e-mail à vos clients belges, ce guide est fait pour vous. Nous allons vous expliquer ce qui a changé en termes simples. Nous vous montrerons également comment tout configurer en quelques minutes. Vous n'aurez pas besoin d'un projet informatique coûteux.
Cet article est un guide de conformité général, et non un avis juridique. Les règles peuvent changer, vérifiez donc toujours auprès de votre comptable ou des autorités belges pour votre situation spécifique.
Réponse rapide : l'e-facturation est-elle obligatoire en Belgique ?
Oui, pour le B2B. Depuis le 1er janvier 2026, les règles sont claires. Si vous êtes une entreprise belge assujettie à la TVA, et que vous facturez une autre entreprise belge assujettie à la TVA, vous devez utiliser une e-facture structurée. Un simple PDF ne suffit plus.
En pratique, cela implique trois choses :
- Envoyer un PDF par e-mail n'est plus acceptable en soi pour les ventes B2B nationales.
- Votre facture doit être un fichier structuré. La norme officielle est EN 16931. En général, on les envoie via le réseau Peppol au format UBL-BE (également connu sous le nom de Peppol BIS Billing 3.0).
- Vous avez également besoin d'un moyen de recevoir ces factures numériques de vos propres fournisseurs.
Voilà l'essentiel de l'obligation. Nous expliquons chaque point simplement ci-dessous.
Pour un aperçu complet du pays, consultez notre page Peppol Belgique.
Êtes-vous freelance ? Lisez ceci en premier
La plupart des freelances et des entreprises unipersonnelles (eenmanszaak ou indépendant) en Belgique sont surpris d'apprendre que l'obligation s'applique également à eux. Et c'est bien le cas. Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous facturez d'autres entreprises belges, vous êtes concerné.
La bonne nouvelle, c'est que ce changement est beaucoup moins lourd qu'il n'y paraît. Vous n'avez pas besoin d'un logiciel comptable complexe, d'un ERP ou d'un consultant en informatique. Voici tout ce qu'il vous faut :
- Vous obtenez un Peppol ID basé sur votre numéro d'entreprise (KBO/BCE). Il fonctionne comme une adresse postale pour vos factures.
- Vous créez votre facture dans votre navigateur web. Le système l'envoie ensuite sous forme de véritable e-facture structurée.
- Les factures de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans une seule boîte de réception simple.
De nombreux freelances n'envoient qu'une poignée de factures chaque mois. Notre forfait gratuit inclut 2 factures par mois. C'est souvent suffisant pour rester en conformité sans le moindre coût. Vous pouvez tout configurer en moins de 10 minutes, sans changer votre façon de travailler.
Calendrier de l'e-facturation en Belgique
La Belgique n'a pas fait cette transition du jour au lendemain. Les règles sont arrivées par étapes progressives :
| Date | Ce qui a changé |
|---|---|
| Avril 2019 | Les agences gouvernementales doivent accepter les e-factures via Peppol (réception B2G). |
| Novembre 2022 | Les fournisseurs du gouvernement fédéral doivent envoyer des e-factures via Peppol (envoi B2G). |
| Janvier 2026 | Obligation B2B : l'e-facturation structurée est requise pour tout le B2B national entre entreprises assujetties à la TVA. |
| 2028 (prévu) | Déclaration numérique élargie dans l'UE dans le cadre de ViDA (VAT in the Digital Age). |
Si vous facturez déjà des organismes publics belges, vous êtes peut-être déjà en partie prêt. La règle B2B étend simplement cette même approche à tous vos clients et fournisseurs commerciaux belges.
Qu'est-ce que Peppol, en termes simples ?
Vous pouvez voir Peppol comme l'e-mail pour les factures. Au lieu de joindre un PDF, votre outil de facturation envoie un fichier structuré. Le réseau le livre, et le système informatique de votre client le lit automatiquement. Il n'y a pas de papier, et aucune saisie manuelle n'est nécessaire.
La loi ne dit pas explicitement que vous devez utiliser Peppol à chaque ligne. Cependant, dans la réalité, Peppol est le moyen standard utilisé par les entreprises belges pour échanger ces factures. Le format requis est UBL-BE. Ce format est basé sur EN 16931 et Peppol BIS Billing 3.0. C'est exactement ce que tout le monde attend.
Vous n'avez pas besoin de comprendre le XML ou de lire des formats techniques. Il vous suffit d'un outil simple qui se connecte à un Point d'Accès Peppol certifié. L'outil s'occupe de tous les détails techniques pour vous.
Votre Peppol ID en Belgique
Toute entreprise présente sur Peppol obtient un Peppol ID. Cela fonctionne exactement comme une adresse postale, mais pour vos factures.
En Belgique, votre ID est basé sur votre numéro d'entreprise (KBO/BCE) :
- Scheme :
0208 - Exemple de Peppol ID :
0208:0123456789(votre numéro d'entreprise à 10 chiffres) - Numéro de TVA :
BE0123456789(utilisé pour les taxes, et lié directement à votre numéro d'entreprise)
Avant d'envoyer une facture, vous devez connaître le Peppol ID de votre client. Vous pouvez vérifier si une entreprise est sur le réseau grâce à notre recherche d'entreprise Peppol gratuite.
Vous ne trouvez pas votre client sur Peppol ? C'est très courant en ce moment. Ne laissez pas cela vous empêcher de vous mettre en conformité. Ils sont peut-être encore en train de configurer leur compte. Vous pourriez également avoir besoin de faire une recherche en utilisant leur nom légal exact ou leur numéro d'entreprise. Une recherche par leur numéro de TVA est généralement utile.
Vous devez envoyer ET recevoir
L'obligation fonctionne dans les deux sens. C'est la partie que les gens oublient fréquemment.
Envoyer. Lorsque vous facturez un client belge assujetti à la TVA, vous devez émettre une e-facture structurée. Un PDF par e-mail ne suffit plus. Avec Invoicier, vous créez simplement la facture dans votre navigateur, et nous l'envoyons via Peppol. Si un client n'est pas encore sur le réseau, vous pouvez toujours envoyer un PDF par e-mail comme solution de secours temporaire.
Recevoir. Vous avez également besoin d'un moyen de recevoir des factures structurées de vos fournisseurs. Si vous ne faites qu'envoyer des factures sans jamais en recevoir, vous n'êtes qu'à moitié en conformité. Invoicier importe automatiquement les factures Peppol entrantes dans votre tableau de bord. Rien ne reste bloqué ou perdu dans un portail séparé.
Mercurius vs Peppol : quelle est la différence ?
Mercurius est le portail gouvernemental de la Belgique pour la facturation du secteur public (également connu sous le nom de B2G). Si vous facturez des organismes fédéraux, vous le connaissez probablement déjà.
Peppol est le réseau plus large. Il est utilisé pour le B2G et, depuis 2026, il est également utilisé pour le B2B entre les entreprises régulières. Pour une entreprise classique ou un indépendant, Peppol est le canal quotidien que vous utiliserez. Mercurius reste pertinent uniquement pour des flux gouvernementaux spécifiques.
Avez-vous besoin d'un ERP ? Non.
C'est le plus grand mythe qui circule. L'obligation exige une e-facturation structurée. Elle n'exige pas SAP, Odoo, ou un projet informatique de six mois.
La plupart des freelances, agences et petites entreprises belges se mettent en conformité avec un outil Peppol léger :
- Inscrivez-vous et ajoutez votre entreprise belge en utilisant votre numéro KBO/BCE.
- Faites enregistrer votre Peppol ID sur le réseau.
- Envoyez et recevez des factures depuis un seul tableau de bord clair.
C'est exactement ce pour quoi Invoicier a été conçu. Si votre entreprise se développe plus tard, vous pourrez exporter vos données ou intégrer d'autres outils. Vous n'avez tout simplement pas besoin d'un ERP pour commencer.
Comment se mettre en conformité avec Invoicier (en moins de 10 minutes)
- Créez un compte gratuit. Vous n'avez pas besoin de carte de crédit.
- Ajoutez votre entreprise belge. Entrez votre numéro d'entreprise (KBO/BCE). Nous enregistrerons votre Peppol ID.
- Envoyez votre première facture. Cherchez le Peppol ID de votre client, créez la facture et cliquez sur envoyer.
- Recevez automatiquement. Les factures entrantes de vos fournisseurs apparaîtront dans votre boîte de réception.
Notre forfait gratuit comprend 2 factures par mois (envoyées et reçues combinées). Cela couvre parfaitement les besoins de nombreux freelances. Nos forfaits payants augmentent la limite à mesure que votre volume de factures croît.
Questions fréquentes (FAQ)
L'obligation s'applique-t-elle aux freelances et aux entreprises individuelles ?
Oui. Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous facturez d'autres entreprises belges assujetties à la TVA, vous êtes concerné. C'est le cas que vous soyez une grande société ou une entreprise freelance d'une seule personne. Les démarches pour se conformer sont exactement les mêmes. Pour la plupart des freelances, notre forfait gratuit est suffisant.
Peppol est-il obligatoire en Belgique ?
Pour une conformité B2B pratique en 2026, oui. Une e-facture structurée est requise. Peppol est la méthode standard utilisée par les entreprises belges pour échanger ces factures. Que vous soyez en Flandre ou en Wallonie, la règle est la même : le B2B national entre entreprises assujetties à la TVA l'exige.
Puis-je encore envoyer des factures PDF ?
Pour le B2B national entre entreprises belges assujetties à la TVA, un PDF seul ne suffit pas. Vous avez besoin d'une e-facture structurée. Vous pouvez toujours envoyer une copie PDF pour faciliter la lecture, mais c'est la livraison structurée via Peppol qui compte légalement.
Que faire si mon client n'est pas sur Peppol ?
Cherchez-les d'abord avec notre recherche d'entreprise Peppol. S'ils ne sont pas encore inscrits, ils sont peut-être encore en phase d'intégration. L'obligation s'applique également à eux. Invoicier prend également en charge l'e-mail PDF comme solution de secours pour les clients qui ne sont pas joignables sur le réseau. Pendant ce temps, votre propre réception reste en sécurité sur Peppol.
Quel format la Belgique utilise-t-elle ?
La Belgique utilise UBL-BE. Ce format est entièrement conforme à Peppol BIS Billing 3.0 et à la norme européenne EN 16931. Invoicier crée et valide ce format pour vous automatiquement.
Peppol fonctionne-t-il pour les factures transfrontalières ?
Oui. Peppol fonctionne dans 50+ pays. Une entreprise belge peut facturer des clients néerlandais, allemands, français ou d'autres clients connectés sur le même réseau. Vous utilisez un seul Peppol ID pour de nombreux pays transfrontaliers.
Que se passe-t-il si je ne me mets pas en conformité ?
Les factures non conformes peuvent être rejetées par le destinataire. Cela signifie des retards de paiement et un travail administratif supplémentaire pour résoudre le problème. À mesure que les déclarations de TVA numériques se renforcent en Belgique et dans l'UE, le fait de s'en tenir uniquement au PDF devient plus coûteux et risqué.
Combien cela coûte-t-il ?
Invoicier commence gratuitement avec 2 transactions par mois. Se connecter à Peppol et envoyer votre première e-facture structurée ne nécessite pas d'abonnement préalable. Consultez nos tarifs lorsque vous avez besoin de plus de volume.
Ce qu'il faut faire cette semaine
Si vous êtes une entreprise ou un freelance belge assujetti à la TVA et que vous facturez toujours par e-mail au format PDF, suivez ces étapes :
- Enregistrez votre propre Peppol ID si ce n'est pas déjà fait.
- Cherchez les Peppol IDs de vos clients réguliers.
- Envoyez une facture de test sur le réseau avant votre prochaine série de facturation de fin de mois.
- Activez la réception pour que les factures de vos fournisseurs ne s'accumulent pas ailleurs.
L'obligation est active en ce moment même. Les entreprises qui rencontrent des difficultés sont généralement celles qui ont attendu "plus tard", pas celles qui avaient besoin d'un ERP.
Prêt à vous connecter ? Commencez gratuitement avec Invoicier et envoyez votre première facture Peppol en quelques minutes.