VIES: sprawdzanie numeru VAT UE

Numer identyfikacyjny VAT (VATIN) to unikalny identyfikator przypisywany firmom zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług w krajach członkowskich Unii Europejskiej. Każdy numer zaczyna się od dwuliterowego kodu kraju, po którym następuje sekwencja cyfr (a w niektórych krajach także liter) specyficzna dla formatu danego państwa.

Dlaczego warto weryfikować numery VAT?

Sprzedając towary lub usługi firmie z innego kraju UE, musisz zweryfikować jej numer VAT, aby zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia. Pozwala to na zastosowanie zerowej stawki VAT na fakturze, ale tylko wtedy, gdy numer VAT kupującego jest ważny i zarejestrowany w VIES. Brak weryfikacji może skutkować koniecznością zapłaty tego podatku przez Ciebie.

Transgraniczne transakcje B2B

Zgodnie z unijnymi przepisami dotyczącymi podatku VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i świadczenie usług pomiędzy firmami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT mogą być zwolnione z VAT w kraju sprzedawcy. Zamiast tego kupujący rozlicza podatek VAT we własnym kraju (odwrotne obciążenie). System ten opiera się na posiadaniu przez obie strony ważnych, możliwych do zweryfikowania numerów VAT.

Walidacja formatu a sprawdzenie w VIES

Istnieją dwa poziomy weryfikacji numeru VAT. Walidacja formatu sprawdza, czy numer pasuje do oczekiwanego wzorca dla danego kraju, co oznacza odpowiednią długość i właściwy typ znaków. Sprawdzenie w VIES idzie o krok dalej: wysyła zapytanie do centralnej bazy danych UE, aby potwierdzić, że numer jest faktycznie zarejestrowany i aktywny w krajowym urzędzie skarbowym.

Co naprawdę oznacza „ważny"

Pomyślny wynik z VIES oznacza, że numer jest aktualnie zarejestrowany w krajowej bazie danych VAT danego państwa członkowskiego. Nie gwarantuje to jednak, że firma aktywnie prowadzi działalność ani że jest uprawniona do określonych rodzajów transakcji. W ramach należytej staranności połącz weryfikację VAT z innymi sprawdzeniami, gdy masz do czynienia z nowymi partnerami handlowymi.

Typowe wzorce walidacji

Większość krajów UE stosuje cyfry kontrolne, które są wzorami matematycznymi nakładanymi na numer, pomagającymi wyłapać literówki i błędy przy wprowadzaniu danych. Na przykład Niemcy używają algorytmu ISO 7064 MOD 11,10. Kontrole te odbywają się jeszcze zanim numer zostanie wysłany do VIES, co pozwala zaoszczędzić czas na ewidentnie błędnych numerach.

Numer jest zarejestrowany w kraju, ale nie do handlu w UE

W niektórych krajach firma może posiadać numer VAT do użytku krajowego, bez aktywacji do transakcji wewnątrzunijnych. Włochy, Hiszpania i Niemcy to częste przykłady: firma musi poprosić swój urząd skarbowy o dodanie numeru do VIES, zanim stanie się on ważny. Jeśli klient twierdzi, że jest płatnikiem VAT, ale weryfikacja się nie powiedzie, to pierwsza rzecz, o którą warto zapytać.

Rejestracja jest bardzo nowa

Każde państwo członkowskie przesyła swoje dane do VIES według własnego harmonogramu. Numer wydany w tym tygodniu może pojawić się w bazie dopiero po kilku dniach. Zapytaj klienta, kiedy numer został wydany, i sprawdź ponownie później.

Literówka, spacja lub zły prefiks

Spacje, kropki i myślniki nie stanowią problemu, ponieważ automatycznie je usuwamy, ale błędna cyfra lub brakująca litera już tak. Grecja używa prefiksu EL, a nie GR, natomiast Irlandia Północna używa XI. Sprawdź powyższą tabelę formatów, aby poznać oczekiwany wzór.

Numer został wyrejestrowany

Gdy firma zostaje zamknięta, spada poniżej progu VAT lub zmienia formę prawną, jej numer VAT zostaje anulowany. Wtedy VIES zgłasza go jako nieważny, nawet jeśli widniał na ubiegłorocznych fakturach. Poproś o aktualny numer.

Krajowa baza danych jest tymczasowo niedostępna

VIES odpytuje systemy poszczególnych krajów w czasie rzeczywistym. Gdy dany system jest wyłączony z powodu konserwacji, VIES nie może niczego potwierdzić, a ta strona wyświetla błąd usługi zamiast negatywnego wyniku. Spróbuj ponownie za kilka minut.