Eestis räägitakse palju e-arvetest, mida nii riik kui ka erinevad teenusepakkujad üritavad laiemale turule peale suruda. Tõsiasi on aga see, et PDF-arveid saadetakse endiselt, ja seda tunduvalt suuremas mahus kui e-arveid.
Kui olla tulihingeline e-arvete pooldaja, võiks ju väita, et PDF-arved on halvad ja e-arved head. See on ka sõnum, mida paljud suured e-arvete operaatorid levitavad. Kui aga vaadata olukorrale ausalt otsa, siis igapäevases äris suurt vahet ei ole: PDF-arved töötavad täpselt sama hästi kui e-arved ning nende mahud on kordades suuremad.
Miks domineerib PDF-arve endiselt olukorras, kus avalikule sektorile tohib saata ainult e-arveid, alates 2025. aasta juulist on ostjal õigus nõuda e-arvet ning tarkvaraettevõtetele on jagatud toetusi e-arvete populariseerimiseks?
Vastus on lihtsam, kui oskad arvata: PDF-arved lihtsalt töötavad. Saadad arve välja, klient saab selle kätte ja maksab ära. Lisaks on PDF-arve saatmine tasuta. Keegi ei küsi sinult iga arve eest 0,11, 0,12 või 0,15 eurot (see on juba omaette teema, millest räägime edaspidi). Kui keegi väidab, et PDF-arve on halb ja e-arve ainuõige, tasub alati mõelda, kes seda räägib ja mis on tema huvi.
Invoicieris usume, et kliendil peab olema vabadus valida, kas ta soovib saata Eesti e-arvet, PDF-arvet või Peppoli arvet. Ükski formaat ei ole teisest üdini parem ega halvem. Igal lahendusel on omad plussid ja miinused.
PDF-arvete ainus miinus, ja kuidas me selle lahendasime
PDF-arvetel on siiski üks pudelikael: need jõuavad postkasti või jäävad kinni mõnele platvormile, kust tuleb fail alla laadida, edasi saata või kausta tõsta, et raamatupidaja saaks sellega edasi töötada.
Mõtlesime Invoicieris sellele probleemile põhjalikumalt ja uurisime, kuidas vähendada käsitööd nii, et PDF-arvete digiteerimine töötaks sama lihtsalt ja mugavalt nagu e-arve.
Meie lahendus ei ole jalgratta leiutamine, vaid parimate võimaluste ühendamine ühtseks tervikuks. Invoicieris on kliendil ja raamatupidajal mitu viisi dokumentide digiteerimisse saatmiseks:
- Lae failid arvutist üles või tiri need otse Invoicieri aknasse. Digiteerime nii ostuarved, tšekid kui ka müügiarved.
- Saada arved spetsiaalsele e-posti aadressile. Igal kontol on oma unikaalne e-posti aadress, mille loome sulle kohe konto avamisel.
- Kasuta mobiiliäppi. Tee tšekist või arvest pilt ja lae dokument otse telefonist üles.
Kui tunned mõnest saatmisviisist puudust, anna meile julgelt märku ja lisame selle.
Tark ja õppimisvõimeline digiteerimine
Invoicieri digiteerimislahendus õpib sinu parandustest. Kui mõni väli peaks olema valesti välja loetud, ei pea muretsema. Paranda see lihtsalt ära ja süsteem jätab muudatuse selle tarnija puhul meelde. Mida rohkem teenust kasutad, seda täpsemaks see muutub ja seda vähemaks jääb käsitööd.
Läbipaistev arvete postkast
Paljud digiteerimisteenuse pakkujad ei näita sulle sissetulnud arvete postkasti. Nii võid jääda teadmatusse: kas arve jõudis kohale, kas see jäi kuskile kinni või unustas klient selle üldse edastada? Invoicieris seda muret ei ole. Näed reaalajas kõiki dokumente, mis on platvormile saadetud.
Otseühendus raamatupidamistarkvaraga
Mis kasu oleks PDF-arvete digiteerimisest, kui neid ei saaks mugavalt raamatupidamisse edasi saata? Invoicieril on valmis liidestused Merit Aktiva, SimplBooksi, SmartAccountsi, ERPLY Booksi ja Odooga.
See tähendab, et PDF-arved saab panna liikuma täpselt sama mugavalt ja automaatselt nagu e-arved. Vaja on vaid teenusepakkujat, kes toetab mõlemat maailma.